지난번 Windows 7 베타테스트 설치 이후 오늘까지 불과 몇개월만에 다시 컴퓨터를 포멧하고 다시 설치하는 과정을 반복했는데 그동안에도 엄청나게 많은 자료들이 곳곳에 저장되어 정리하고 지우는데 몇시간을 허비해 버렸다.
회사 컴퓨터의 업무자료뿐만 아니라 참고자료, 개인자료등 그리고 노트북에 있는 자료, 집에 컴퓨터에 있는 자료, 혹은 외장하드에 들어있는 자료까지 그야말로 다양한 장소에 다양한 포멧으로 이미 넘쳐나는 자료와 데이터를 가지고 있다. 하드디스크에 저장된 정보 뿐만 아니라 당장 간단한 인터넷 검색만으로도 손쉽게 다양한 정보를 얻을 수 있다. 정보과잉 이다. 이렇게 넘쳐나는 정보를 수용하는 방법도 만만치 않은 일이 되었다.
얼마전에 읽은 햄스터 혁명이라는 책은 효율적인 이메일 처리에 관련된 내용이였다.
1. 이메일의 양을 줄이고 질을 높인다
- 이메일의 양을 줄이는 방법은 기본적으로 보내지 않아도 되는 형식적인 메일은 보내지 않는다는것 이고, 제목에 머릿말을 붙이거나 한눈에 내용을 파악할 수 있는 제목을 사용고 내용 부분도 문단과 강조등을 사용하여 최대한 간단명료하게 작성해서 메일의 품질을 높임으로서 받는 사람이 바로 대처할수 있도록 한다.
2. 효율적인 분류를 사용한다
- 메일 박스의 너무 많은 분류는 오히려 명확하지 않은 분류의 원인이 된다. 책에서 제안하는 분류 방법은 다음과 같다.
1) 고객(Clients) : 팀의 내부 혹은 외부 고객
2) 생산물(Output) : 팀의 제품 혹은 서비스
3) 팀(Team) : 소속된 팀
4) 행정(Admin) : 업무와 직접적인 관련이 없는 자료
